Estes softwares são utilizados em tempo de escaneamento, permitindo à obtenção de imagens através de documentos em papel ou mídia analógica, quer essa informação esteja em um escritório central quer dispersos em escritórios remotos ao redor do mundo.
Este processo inclui atividades de preparação de lotes, a digitalização, o reconhecimento do conteúdo pré-definido ou total (OCR /ICR), a indexação, a validação e exportação da imagem, do conteúdo/texto e dos dados indexados.
É uma tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos. Os sistemas GED permitem aos usuários acessarem os documentos de forma ágil e segura, normalmente via navegador Web por meio de uma intranet corporativa; a capacidade de gerenciar documentos é uma ferramenta indispensável para a Gestão do Conhecimento. Documentos formam a grande massa de conhecimentos de uma empresa. O GED permite preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente a documentação, para assegurar a informação necessária na hora exata, para a pessoa certa. O GED lida com qualquer tipo de documentação.
O foco está no fato de que os documentos são estáticos, não têm versões.
A popularização dos Sistemas de Gerenciamento de Documentos – GED, ocorreu graças à vasta utilização em conversão de papel para imagem.
Uma vez digitalizado, cada documento é nomeado e indexado através de informações obtidas dele mesmo, como títulos, nomes, datas ou outras identificações e então, arquivado eletronicamente. Mais tarde, as imagens dos documentos podem ser recuperadas pesquisando-se através dos índices digitados e permitir ainda, a localização do documento em papel, caso este tenha que ser arquivado por lei.
Vale ressaltar que todo e qualquer documento mantido em “arquivos de aço” pode ser transformado em mídia eletrônica, através do processo de digitalização.
Qualquer tipo de empresa, pequena, média ou grande, pode usar o GED, como: escolas, empresas de advocacia, hospitais, administradoras de condomínios, empresas de recrutamento, escritórios de arquitetura, design e engenharia, assessorias de imprensa e de comunicação e consultorias. Nas mídias e grandes empresas, o GED poderá ser aplicado para setores específicos (RH, Treinamento, Contabilidade, Marketing, Informática). Este serviço avalia as necessidades específicas do cliente e oferece um sistema modular, o que possibilita a implantação gradativa do Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
Os principais recursos desta tecnologia permitem aos usuários captar os documentos desejados, indexá-los, fixar o tempo em que o documento deve permanecer arquivado (ciclo de vida), buscar o documento através do conteúdo ou de diferentes palavras-chaves pré definidas, conhecer o conteúdo de cada versão, incluir comentários e principalmente publicá-los em sites.
O sistema GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS coloca os documentos de um arquivo inteiro na ponta de seus dedos, isto pode ser traduzido em economia de tempo e na melhoria de produtividade.
